Assistant d’accueil et secrétariat (H/F)

Informations générales

Catégorie C

Poste à temps plein

Contrat à durée déterminée : du 1er juin au 08 septembre 2023

Contractuels uniquement – Statut étudiant obligatoire

Environnement

Le Crous de Strasbourg est un établissement public administratif dont les missions sont l’hébergement (5240 chambres et studios), la restauration, l’allocation de bourses (58M€), la culture…

Le Clous de Mulhouse, antenne locale du Crous de Strasbourg, dispose d’environ 600 logements étudiants répartis en 7 bâtiments aux abords du Campus de l’Illberg. Le chiffre d’affaire annuel avoisine 1.8M d’€.
Trois restaurants universitaires et 2 points de vente à emporter complètent le dispositif haut-rhinois. La structure globale comprend entre 50 et 60 collaborateurs selon le calendrier universitaire.
Plus d’informations dans la rubrique “Le Crous”

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice du pôle Hébergement, l’assistant(e) d’accueil et secrétariat est chargé(e) de l’accueil du public et participe à la gestion de la structure.
L’enjeu de cette mission est de maintenir à un niveau élevé la qualité de l’accueil des étudiants dans leur nouveau lieu de vie, en les informant et en répondant de manière efficace à leurs interrogations, et également de permettre aux équipes du Crous d’assurer l’entretien optimal des
locaux en signalant toute anomalie.

Activités

Accueil

• Accueil du public, renseignements (contacts, informations, orientation, bourses, etc).
• Arrivée et tri du courrier.
• Assurer le standard.

Gestion locative

• Sous la responsabilité du régisseur, encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du Crous et de la CAF
• Assurer les états des lieux d’entrée et de sortie
• Veiller à l’occupation optimum de la résidence
• Préparer, établir et transmettre les devis, effectuer un suivi des groupes
• Vérification, suivi et classement des dossiers (relances, demandes de pièces manquantes, etc.)
• Traitement des listes DSE, traitement des réservations et envoi de dossiers, saisie des réservations dans H3
• Être force de proposition dans l’organisation et l’activité du service
• Faire de la veille législative et communiquer les évolutions de processus autour du D.S.E. (Dossier Social Etudiant)

Liaison équipes entretien – ménage / veilleur

• Suivi du planning hebdomadaire, suivi des incidents techniques et du nettoyage, préparation pochette veilleurs

Qualités requises

Connaissances professionnelles

• Maîtrise des NTIC, Internet, utilisation courriel
• Logiciel de gestion locative (H3)
• Maîtrise traitement de texte et tableur
• Maîtrise de l’expression écrite et orale
• Connaissance souhaitée de l’anglais
• Connaissance de son environnement professionnel
• Connaissance des problèmes du milieu étudiant
• Connaissance des techniques d’accueil et de communication
• Gestion du stress et de l’urgence

Savoir-être

• Savoir écouter et accueillir
• Savoir travailler en équipe
• Savoir rendre-compte
• Savoir prioriser

Modalités de candidature

Les candidatures accompagnées d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitæ sont à adresser à merry.lesueur@crous-strasbourg.fr. Mentionner impérativement la référence de l’offre dans l’objet du mail.

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