Assistant -e d’accueil et secrétariat

Le Crous de Strasbourg recrute un/une Assistant (e) d’accueil et secrétariat F/H

Informations générales

Catégorie C
Emploi-type : Adjoint-e en gestion administrative J5X41
Poste vacant

Groupe RIFSEEP : Groupe 1
Contractuels ou titulaires
Si CDD : durée du contrat : 1 an – salaire brut mensuel : 1960 €

Poste à pourvoir dès que possible.

Localisation du poste : Résidences de l’Esplanade – 8 rue de Palerme 67000 STRASBOURG

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice ou du directeur et de son adjoint-e, l’agent accueille le public et participe à l’administration et à la gestion de la structure.

Activités principales :

Accueil des usagers (internes et externes) 

• Analyse et traitement des demandes du public quel que soit le mode de communication (direct, téléphone, messagerie, courrier) : informer, orienter, filtrer, transmission au service concerné,
• Courrier : tri et répartition, réception colis et matériel,
• Relais et contact auprès des diverses entreprises intervenant sur site (remise des clés, avis de passage, …),
• Gestion des supports de communication à destination des usagers (brochures, affiches, tracts…).

Gestion locative et suivi administratif 

• Première interface des admissions : vérification du dossier, remise des clés et prise de rendez-vous état des lieux,
• Suivi du départ : après vérification de la situation comptable et consultation du secrétariat, prise de rendez-vous état des lieux sortant,
• Mise à jour quotidienne des plannings de nettoyage, états des lieux, travaux et occupation des logements,
• Gestion des clés et du petit matériel à destination des usagers,
• Tenue d’un rapport d’événements,
• Enregistrement comptable des redevances liées à l’occupation des logements en liaison avec le Régisseur,
• Exécution des tâches administratives courantes (saisie d’informations, rédaction de courriers et de factures), du suivi des disponibilités et de la vérification et du suivi des dossiers des résidents,
• Traitement de la messagerie électronique des résidences avec transfert à la hiérarchie si nécessaire.

Activités secondaires :

• Remise en état des studios (ponctuellement),
• Interventions de premier niveau (nettoyage siphon évier par exemple),
• Liaison avec l’entreprise de ménage pour la planification des prestations.

Qualités requises

Connaissances :

• Connaissance de l’environnement professionnel du Crous (monde universitaire), des règles et procédures d’attribution des logements (dossier résident – règlement intérieur -cautionnement, etc.),
• Connaissance de la structure du parc locatif,
• Connaissance du règlement intérieur,
• Maitrise de l’expression écrite et orale,
• Connaissance de base en anglais au minimum,
• Connaissance des problèmes du milieu étudiant,
• Connaissance des règles d’hygiène et sécurité en vigueur,
• Connaissance en gestion hôtelière,
• Connaissance des produits d’entretien, des matériels et équipements.

Compétences opérationnelles :

• Connaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité, matériel de sécurité, accès aux différents espaces techniques),
• Maitrise de l’utilisation des outils de communication et de gestion de base (imprimante, scanner, téléphone, ordinateur),
• Maitrise des technologies de communication interne (intranet, logiciels dédiés…),
• Connaissance des techniques d’accueil, de communication,
• Connaissance en gestion des conflits et des personnalités difficiles,
• Utilisation d’un TPE,
• Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, PDF).

Compétences comportementales :

• Rigueur, précision et fiabilité,
• Confidentialité, discrétion, neutralité et égalité de traitement du public,
• Sens du contact et capacité à accueillir un public varié, cosmopolite et exigeant,
• Capacité d’écoute,
• Maîtrise de soi et capacité d’adaptation,
• Capacité à travailler en équipe et à transmettre l’information,
• Gestion du stress, diplomatie.

Modalités de candidature

Les candidatures accompagnées d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitæ doivent être envoyées à l’adresse avant le 20 octobre 2024 :

secretariat.drh@crous-strasbourg.fr

 Pour tout renseignement sur le poste, vous pouvez contacter :

Madame Niculina Durringer : niculina.durringer@crous-strasbourg.fr

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